Coopérer en microfinance et microassurance
avec le Sud
11 février 2019

Inutile d’attendre la fin du papier pour automatiser

Une citation peu banale sert de signature aux e-mails de Johan Laeremans : « L'âge de pierre ne s'est pas terminé par manque de pierres ». Selon Johan, mieux vaut regarder vers l’avenir et continuer à innover. Tout au long de ses trente années de travail dans le domaine des crédits, ce collaborateur de KBC a été le témoin de nombreuses évolutions. Il a d’ailleurs dirigé la transition entre le travail sur papier et les procédures automatisées. La mission que BRS souhaitait lui confier était donc faite pour lui.

Du papier à Excel

Il y a un an, Elke Struys, une collègue de chez KBC qui s’était rendue au Togo pour BRS, m’interpelle. Elle avait visité l’UCMECS (l’Union des Caisses Mutuelles d’Épargne et Crédit des Savanes), une institution de microfinance dont le siège se situe à Dapaong, au nord du pays. Le traitement des demandes de crédit s’effectuait encore, pour la plupart, sur papier. Pouvais-je les aider à les automatiser ?

De début janvier à juillet, j’ai compilé, dans un même document Excel, tous les formulaires utilisés chez l’UCMECS pour les demandes de crédit. Après avoir reçu en retour les informations et les ajustements du Togo, j’ai développé un fichier Excel qui aide les collaborateurs de l’UCMECS à automatiser la procédure de demande de crédit, à enregistrer les données et à conserver un classement.

En bonne compagnie vers le Togo

Si je souhaitais me rendre au Togo pendant une semaine pour former les employés de l’UCMECS ? Oui, bien sûr ! J’aime donner des formations et cette proposition avait comme un goût d’aventure. Fin novembre, je me suis donc envolé en direction de l’Afrique avec Eric De Vos et Hugo Vleeracker de l’Institut BRS, Elke Struys, ma collègue de chez KBC, et Barbara Mestdagt, une employée de chez CBC.

Avec leur participation

Sur place, j’ai surtout travaillé avec Barbara, qui est elle-même analyse des dossiers de crédit chez CBC . Nous avons d’abord visité quelques caisses d’épargne et de crédit qui font partie de l’UCMECS. Grâce aux informations transmises par leséquipes en charge de l’octroi de crédits, j’ai pu, le soir, peaufiner le fichier Excel et l’adapter à leur façon de travailler. Le deuxième jour, les dirigeants de l’UCMECS m’ont également fait part de leurs idées et de leurs commentaires. Il était alors venu le temps de la formation.

De la théorie à la pratique

Tous les gestionnaires de crédit de l’UCMECS – une trentaine de personnes – étaient présents. En petits groupes, nous avons travaillé sur un cas concret qu’ils considéraient eux-mêmes comme représentatif. Ensemble, nous avons examiné toutes les procédures de crédit, modifié la formule de demande et adapté le fichier Excel. Cet exercice, axé sur la pratique, a remporté un franc succès. Les gestionnaires de crédit se sont mis au travail avec enthousiasme, ils ont posé des questions, ils ont proposé des idées et ils les ont présentées au groupe. Ils ont ainsi contribué à la finalisation de leur nouvel instrument.

Laré et Sidiki

Mon souvenir le plus fort de cette formation, c’est la demi-journée passée avec Laré, l’expert informatique de l’UCMECS, et Sidiki, la personne en charge du suivi des risques. Dehors, sur la terrasse de l’hôtel, nous avons tous les trois passé en revue les questions restées en suspens. Nous avons également appris à mieux nous connaître et nous avons discuté de nos familles et de la vie en général. Nous avons aussi beaucoup ri ! Satisfait Ma mission pour BRS a été une expérience agréable et, surtout, très instructive. Avant mon départ, je ne connaissais pas grand-chose de la microfinance. Là-bas, j’ai découvert son fonctionnement et l’enthousiasme des employés de l’UCMECS pour offrir des possibilités aux personnes à faible revenu. Je suis heureux d’avoir pu les aider grâce à mes connaissances et à mon expérience pratique. Tous ces sourires à la fin ont été une merveilleuse récompense !

Texte: Martine Verbraeken